Учет и планирование времени
Один из самых выгодных тренингов – это учет времени. Точнее, учет времени, перетекающий в своем завершении в планирование, управлением временем. Время – это главный ресурс делового человека, и от умения им предельно разумно пользоваться напрямую зависят ваши реальные успехи, выраженные в том числе в денежных единицах.
= Ситуация однозначная: есть учет – есть успех. Нет успеха – налаживай учет времени… =
Основные правила учета времени.
Приводим основные правила, без знания которых большинство энтузиастов ломается (проверено не на одной дюжине вполне дюжих экземпляров). Правило раз (правило «вначале факты»):
Нельзя браться за планирование, пока как следует не отработан учет. Начните – с учета!
Начните учитывать ваше время, составив расходные статьи и разложив на 24 часа, хотя бы приблизительно, на сон, работу, отдых, спорт, секс, еду, обучение, гигиену. Фиксируйте в течение двух недель все, что происходит, куда, на что и сколько тратиться времени, воспринимая все как есть, и фиксируйте все происходящее безоценочно. Это происходит – это есть.
Постепенно ваше восприятие мира начнет изменяться. Вы узнаете вещи вроде бы самоочевидные, но которые раньше для вас реальностью не были: вы по-настоящему поймете, что в сутках всего лишь 24 часа, из которых здоровый человек 8 тратит на сон и 8 может тратить на работу, оставшиеся 8 могут уходить на дорогу до работы, еду, спортзал, болтовню и т.д. – узнайте, куда уходит ваше время.!
Правило два (правило «разумной дозы»):
Тотальный, с утра до вечера, учет – вещь для начала нереальная. Начинать надо с учета времени отдельных фрагментов дня.
Начать с секундомером в руке фиксировать свой день с утра до вечера – значит сломать все свои рабочие планы, поскольку, по крайней мере вначале, эти две деятельности сильно конфликтуют: либо вы ведете учет времени, либо вы работаете. А вот брать на изучение несколько часов своего дня, остальное время живя «нормальной» жизнью, - вещь разумная и реальная. Как правило, имеет смысл отдельно изучать свое утро до работы, свои вечера после работы; рабочее время также можно и нужно делить на отдельные, имеющиеся свое лицо фрагменты.
= Обычно работа до обеда сильно отличается от послеобеденного рабочего времени. =
Работайте до того момента, пока ваш внутренний хронометр не начнет жить своей отдельной жизнью.
Сколько времени на это нужно? При плотной и ответственной работе это минимум неделя, нормально – две недели, с запасом - месяц, и о достаточной отработанности учета времени говорят три основных показателя.
- Перестал впадать в поток, в бессознательное времяпровождение, теперь ты всегда видишь и понимаешь, где ты и чем ты занимаешься.
- На часы смотреть уже не надо. Часики как будто сами всегда тикают за плечом, время отмечается автоматически…
- Ты уже по опыту точно знаешь, сколько чего стоит (по времени стоит). Сколько стоит добраться утром до работы, сколько поездка в автосервис, сколько стоит сесть за компьютерную игру, сколько – разговор с мамой (отдельная наценка на тему воспитания детей). Ты знаешь не только, сколько времени на что ратишь, ты уже с точностью до минут знаешь, сколько времени на что тратят твои близкие, в частности сколько стоит твоей жене сотворить ее любимый соус и приготовить обед в целом.
Итогом должно быть получение и отслеживание 90% затрат времени в ежедневном и привычном режиме – это должно стать частью вас, частью вашей настоящей жизни.
Планирование времени
Учет времени вы освоили: у вас есть данные, есть факты. Следующий этап – анализ и планирование времени, управление временем своей жизни.
Теперь вы знаете, сколько и на что вы времени тратите. Теперь отложите ваш дневник, он будет нужент позже, и возьмите в руку мышь: компьютерную. Для планирования крайне удобно использовать компьютер, лучше всего переносной или карманный, и если у вас до сих пор его нет, подарите себе эту необходимость, он быстро окупит себя. Еженедельно составляйте график ваших действий, конкретизируя его ежедневно, внося исправления ежечасно. В свой график обычно имеет смысл включить следующие пункты:
- ежедневные события (происходят более 3 раз за неделю): сон, еда, зарядка, душ, работа, гигиена, планирование (подведение итогов за день), финансовый учет…
- еженедельные события (102 раза в неделю): спорт, учеба, друзья…
- эпизодические события (повторяются несколько раз в месяц): гости, врачи и прочий ремонт.
Напоминает еще раз правило «разумной дозы»: уча себя планированию, начинайте с планирования отдельных фрагментов дня.
Наладили себе утро – подвиг! Простроили себе вечер и отход ко сну – слава о вас останется в веках…
Отдельное внимание – отдыху. Есть два вида отдыха: отдых ОТ и отдых ДЛЯ. Отдых ОТ – это прекращение работы и погружение во что-то, что позволяет отвлечься, забыться и прочее ничего. Это выключка из тяжелой жизни, если хотите – маленькая управлячемая смерть.
= Жить – то есть работать – не хочется, вот пошли и покурили. =
За фразой « отдохнули на праздниках» часто стоит: от души выпили и гуляли до утра, а с утра хорошо повторили… Да, это можно назвать праздником, но это – не отдых.
= После таких праздников, чтобы нормально восстановиться, нужно несколько дней. Рабочих дней. И это – неправильно! =
Отдых есть не отдельное от работы время, а неотъемлемая часть рабочего процесса. Соответственно вначале изучите, как вы отдыхаете, а потом научите себя планировать свой отдых, продумывая и прописывая его так же, как и любое другое ответственное дело. Отдых – это такая же работа, работа по восстановлению организма, и кто не полноценно умеет отдыхать, не может качественно работать.
Лучший отдых – это перемена деятельности. На любимой работе отдыхаем от семьи, вечером в семье отдыхаем от работы. Разумно! Или: посидели, поработали, устали – пошли не покурили, а побегали. Побегали, устали – сели за рабочий стол, вот и отдохнули…