Постановление главы администрации Батыревского района Стандарт качества предоставления муниципальных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Батыревского района Чувашской Республики

            Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Полное наименование услуги

Настоящий стандарт устанавливает основные требования к объему и качеству предоставления муниципальных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Батыревского района, оплачиваемых (финансируемых) из средств бюджета Батыревского района Чувашской Республики.

Поставщиком  муниципальных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Батыревского района  на территории Батыревского района Чувашской Республики является МБУ «Батыревский районный архив» Батыревского района Чувашской Республики (далее – Архив).

2. Термины и определения

Муниципальный архив – муниципальное учреждение, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Батыревского района, а также других архивных документов;

Архивный фонд Батыревского района – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, проживающих на территории Батыревского района Чувашской Республики, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению и являющихся составной частью Архивного фонда Российской Федерации;

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления, физическое или юридическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

3. Нормативно-правовые акты, регламентирующие качество услуг

Качество предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Батыревского района регламентируется следующими нормативными актами:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон Российской Федерации от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне»;

Закон Российской Федерации от 15 апреля 1993 г. № 4804-I «О ввозе и вывозе культурных ценностей»;

Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, зарегистрированный Минюстом России 08.07.1997 № 1344;

Конституция Чувашской Республики;

Закон Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике»;

Закон Чувашской Республики от 28 апреля 2004 г. № 3 «Об обязательном экземпляре документов Чувашской Республики»;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059;

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 г. № 51;

Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах (М., 2006);

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, утвержденные приказом Государственного архивного управления при Совете Министров СССР от 01 марта 1988 г. № 7.

4. Основные факторы качества, используемые в стандарте

Основными факторами, влияющими на качество услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Батыревского района , предоставляемых населению, являются:

- наличие и состояние документов, в соответствии с которыми функционирует Архив;

- условия размещения Архива;

- специальное техническое оснащение Архива (оборудование и приборы, обеспечивающие сохранность документов, офисная техника и т.д.);

- укомплектованность специалистами и их квалификация;

- наличие информации об Архиве, порядке и правилах предоставления услуг населению;

- наличие внутренней (собственной) и внешней систем контроля над деятельностью учреждения.

Глава II. ТРЕБОВАНИЯ К КАЧЕСТВУ МУНИЦИПАЛЬНЫХ РАБОТ И УСЛУГ

1.1. Описание работ и услуг

Архив в области хранения, комплектования, учета и использования Архивного фонда Батыревского района  предоставляет следующие услуги:

 1.1.1. Оказание муниципальных услуг на основе архивных документов.

Организация приёма юридических и физических лиц (далее - Заявителя):

Приём осуществляется по понедельникам и средам в течение всего рабочего времени в соответствии с графиком, утвержденным заведующим  Архива. Предварительная запись на приём осуществляется по телефону либо при личном обращении в Архив.

Для ожидания приема Заявителям отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для обеспечения возможности оформления документов, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации; системой охраны. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов, в соответствии с санитарными правилами и нормами.

Кабинеты приема Заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги;

- времени перерыва на обед, технического перерыва.

В помещении для ожидания и приёма заявителей отводятся места для информационных стендов, на которых размещается следующая обязательная информация:

- график работы Архива;

- фамилии, имена, отчества специалистов Архива;

- адреса официальных сайтов;

- номера телефонов, адреса электронной почты Архива;

- перечень документов, которые могут быть предъявлены заявителями в качестве удостоверяющих личность;

- перечень представляемых заявителями документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- перечень платных услуг;

- образец заполнения заявления.

Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах и в брошюрах, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места рекомендуется выделять другим шрифтом.

Сотрудник, осуществляющий приём заявителей, обязан носить бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

1.1.2. Услуга по обеспечению доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым системам.

Архивы предоставляют пользователям все открытые для доступа архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Доступ к делам, содержащим согласно действующему законодательству государственную тайну, персональные данные, иные виды тайны или ограничения, установленные законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, осуществляется в порядке, предусмотренном действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, или условиями, установленными собственниками или владельцами архивных документов при их передаче в архив.

Доступ пользователя к подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также к документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя Архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

Имеющаяся в Архивах система научно-справочного аппарата должна обеспечить быстроту получения интересующей пользователя информации и ее разнообразие, возможность получения информации по интересующей теме из различных источников.

Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

В целях создания условий для работы пользователей непосредственно в Архиве оборудуется рабочее место, обеспечивающее пользование архивными документами.

Архив предоставляет пользователям документы  на традиционных бумажных носителях.

Предоставление архивных документов производится:

- организациям во временное пользование на срок до 10 дней;

- исследователям для занятия в читальном зале - в течение рабочего дня.

 Архивы предоставляют услуги по использованию архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах граждан, общества и государства. Основные услуги предоставляются бесплатно на основании действующего законодательства Российской Федерации и Чувашской Республики, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Чувашской Республики. Дополнительные услуги оказываются за плату в соответствии с «Прейскурантом цен на платные услуги и договорные работы, выполняемые муниципальным архивом», утверждаемым главой администрации Батыревского района.

1.1.3. Работа по обеспечению сохранности и учету архивных документов.

Документы Архивного фонда Батыревского района, обеспечивающие удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации, подлежат хранению и учету в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

Организация хранения архивных документов обеспечивается системой мероприятий, включающей:

- соблюдение температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм;

- создание систем пожарной и охранной сигнализации;

- рациональное размещение архивных документов;

- контроль за движением и физическим состоянием архивных документов;

- восстановление (реставрацию) архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища.

Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы:

секретные;

уникальные;

имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

на нитрооснове;

пораженные биологическими вредителями;

переданные по договору на хранение в Архив и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации. 

1.1.4. Работа по комплектованию Архивов архивными документами.

С целью наиболее полного удовлетворения общественных потребностей в ретроспективной информации Архивы проводят работу по комплектованию своих фондов документами, подлежащими приему на муниципальное хранение.

Услуга по данному направлению деятельности обеспечивается:

- ведением списков организаций - источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Батыревского района  и другие архивные документы в Архивы;

- взаимодействием с негосударственными организациями, а также гражданами по вопросам передачи их документов на государственное хранение на основании договоров;

- проведением семинаров, практикумов, стажировок, консультаций с целью повышения профессиональной квалификации работников, занятых в организациях ведением делопроизводства и хранением архивных документов;

- оказанием организационно-методической помощи в ведении делопроизводства и архивного хранения документов в организациях-источниках комплектования;

- приемом на постоянное хранение в Архивы документов Архивного фонда Батыревского района и иных архивных документов.

1.1.5. Работа по информационно-методическому сопровождению организаций-источников комплектования по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Батыревского района, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования.

В этих целях Архив оказывает методическую и практическую помощь, в т.ч. на договорной основе:

- в организации документов и формировании дел;

- по отбору документов и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по подготовке информационно-справочных материалов по вопросам делопроизводства и архивного дела.

1.1.6. Работа по научному описанию архивных документов, созданию справочно-поисковых систем к ним.

Для обеспечения доступа к архивным документам Архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним. Для создания справочно-поисковых средств Архивом проводится описание архивных документов на двух уровнях: архивный фонд, единица хранения.

1.2. Информирование населения

Архив обеспечивает потребителей всей необходимой  информацией о характере и условиях предоставления услуг:

- информируют население о режиме своей работы, видах услуг, существенных изменениях в деятельности, оказывающих влияние на предоставление услуг;

- составляют ежегодный отчет о своей деятельности, размещают их на  сайте администрации Батыревского района;

В состав информации об услугах в обязательном порядке должны быть включены:

- перечень основных услуг, предоставляемых учреждением;

- характеристика услуги, область ее предоставления и затраты времени на ее предоставление;

- наименования государственных и настоящего стандартов, требованиям которых должны соответствовать услуги;

- взаимосвязь между качеством услуги, условиями ее предоставления и стоимостью (для полностью или частично оплачиваемой услуги);

- возможность влияния потребителя на качество услуги;

- адекватные и легкодоступные средства для эффективного общения работников Архива с потребителями;

- возможность получения оценки качества услуги со стороны потребителя;

- установление взаимосвязи между предложенной услугой и реальными потребностями потребителей;

- правила и условия эффективного и безопасного предоставления услуги.

1.3. Порядок выбора потребителем организации, предоставляющей услуги

Выбор потребителем архива, оказывающего бюджетную услугу, осуществляется в соответствии с его профилем.

Пользователи документов Архивного фонда Батыревского района  имеют право свободного посещения Архива. Доступ к хранящимся в Архиве документам может быть ограничен не иначе, как на основании международных договоров Российской Федерации, законодательства Российской Федерации, а также распоряжения собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

1.4. Получатели услуг

Получателями услуг Архива могут быть:

- органы государственной власти;

- органы местного самоуправления;

- юридические лица;

- общественные объединения;

- физические лица.

1.5. Основания предоставления муниципальной услуги.

Информация по запросу в письменном виде предоставляется заявителям в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.

В случае продления срока исполнения запроса Архив обязан уведомить об этом заявителя.

Время ожидания приема заявителями при подаче документов и получении сведений не должно превышать 30 минут.

Продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому Заявлению.

При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, у заявителя в 5-дневный срок запрашиваются необходимая для исполнения запроса информация.

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги может служить:

- отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;

- отсутствие у заявителя документально подтверждённых прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.

- запросы, не позволяющие идентифицировать автора: не содержащие наименование юридического лица; фамилии имени, отчества физического лица; почтового и/или электронного адреса Заявителя.

- запросы, не поддающиеся прочтению;

- запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

Пользователям Архивов гарантируется обслуживание и получение ответов по запрашиваемым сведениям на государственных языках Чувашской Республики.

1.6. Порядок рассмотрения претензий потребителя

Настоящий стандарт должен быть предоставлен Архивами, оказывающими соответствующие услуги, для ознакомления любому лицу незамедлительно в случае поступления такой просьбы.

Информация о наличии стандарта, возможности и способе его получения должна быть размещена по месту предоставления услуги и доступна для получателя услуг. Также указываются сведения о наличии книги жалоб, телефоны и адреса учреждений, осуществляющих контроль за соблюдением настоящего стандарта.

Жалобы на предоставление услуг с нарушением настоящего стандарта должны быть рассмотрены в установленные сроки. В письменном ответе на жалобу указываются принятые меры по привлечению виновных к ответственности (если будет установлена вина учреждения в некачественном предоставлении услуг), а также предложения о возможных действиях по устранению последствий некачественно предоставленной услуги или предоставлению ее с ненадлежащим качеством.

Сроки рассмотрения жалоб в случае, если они не установлены нормативными правовыми актами, должны быть определены руководителем организации, обеспечивающей контроль за качеством предоставления соответствующих услуг.

Жалобы на некачественное предоставление услуг подлежат обязательной регистрации.

1.7. Требования к организации – Архиву, предоставляющему услуги

1.7.1. Документы, регламентирующие деятельность Архива

Устав Архива.

Руководства, инструкции, штатное расписание, правила внутреннего и трудового распорядка, методики работы с населением, технический и энергетический паспорт учреждения.

Настоящий Стандарт, а также иные государственные стандарты, имеющие отношение к архивной деятельности, должны составлять нормативную основу практической работы Архива в области архивного дела.

1.7.2. Условия размещения и режим работы Архивов

Архив  должен быть размещен в специально предназначенном или приспособленном здании и помещении, доступном для населения. Помещения должны быть обеспечены всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и оснащены телефонной связью.

По размерам и состоянию помещения должны отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил, противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенной температуры воздуха, влажности воздуха, запыленности, загрязненности, шума, вибрации и т.д.).

Архив должен быть открыт для населения 2 дня в неделю. Предоставление услуг физическим и юридическим лицам осуществляется в течение  16часов в неделю.

Ежемесячно в Архиве проводится санитарный день, во время которого пользователи не обслуживаются. О проведении санитарного дня исследователи  информируются заранее.

1.7.3. Техническое оснащение Архива

Архив должен быть оснащен специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество предоставляемых услуг соответствующих видов.

Специальное оборудование, приборы и аппаратура должны использовать строго по назначению, содержаться в технически исправном состоянии.

Неисправное специальное оборудование, приборы и аппаратура, дающие при работе сомнительные результаты, заменяются или ремонтируются (если они подлежат ремонту), а пригодность отремонтированных должна быть подтверждена проверкой.

1.7.4. Укомплектованность Архива кадрами и их квалификация

Архив должны располагать необходимым числом специалистов в соответствии со штатным расписанием.

Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей. Поддержание квалификации специалистов на высоком уровне обеспечивается периодической учебой на курсах повышения квалификации или иными действенными способами.

У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права.

Все специалисты должны быть аттестованы в установленном порядке.

Наряду с соответствующей квалификацией и профессионализмом все сотрудники должны обладать морально-этическими качествами, чувством ответственности.

При оказании услуг работники Архива должны проявлять к населению максимальную вежливость, внимание, терпение.

1.7.5. Информационное сопровождение деятельности Архива

Состояние информации об Архиве, порядок и правила предоставления услуг населению определяется в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 "О защите прав потребителей":

- Архив обязан довести до сведения граждан свое наименование и местонахождение. Данная информация должна быть представлена любым способом, предусмотренным законодательством Российской Федерации и обеспечивающим ее доступность для населения;

- потребитель вправе потребовать предоставления необходимой и достоверной информации о предоставляемых услугах, обеспечивающей их компетентный выбор.

1.7.6. Контроль за деятельностью организации, предоставляющей услугу

Архив должен иметь документально оформленную внутреннюю систему контроля над деятельностью подразделений и сотрудников с целью определения соответствия оказываемых услуг в области архивного дела государственным и настоящему стандартам, другим нормативным документам в области архивного дела. Данная система контроля должна охватывать этапы планирования, работы с потребителями, оформления результатов контроля, выработки и реализации мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Внешняя система контроля должна включать в себя контроль, осуществляемые органом исполнительный власти Чувашской Республики, уполномоченным в области архивного дела и его структурными подразделениями на предмет соответствия качества фактически предоставляемых бюджетных услуг стандартам качества.

1.8. Требования к результатам работы Архива

Работа Архива в области обеспечения качества услуг должна быть направлена на их непрерывное повышение и наиболее полное удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации.

Руководитель Архива:

- несет полную ответственность за проводимую политику в области качества услуг;

- обеспечивает разъяснение и доведение этой политики до всех  сотрудников Архива;

- устанавливает полномочия, ответственность и взаимодействие всего персонала Архива, осуществляющего руководство, исполнение услуг и контроль деятельности, влияющей на качество услуг.

1.9. Перечень критериев, определяющих качество услуги

При оценке качества услуг используются следующие критерии:

- полнота предоставления услуги в соответствии с требованиями ее предоставления;

- результативность (эффективность) предоставления услуги оценивается на основании индикаторов качества услуг и различными методами (в том числе путем проведения опросов).

Качество услуги оценивается на основании системы индикаторов согласно приложению.

Приложение

Индикаторы качества услуг  Архива